Trabajar remoto en tiempos de Coronavirus

El brote del COVID-19 ha sido un detonante para acelerar el modelo de trabajo remoto, representando un enorme desafío para todas las empresas.

La implementación de medidas relacionadas con el trabajo remoto trae beneficios asociados al ahorro por reducción de costos, mejoras en la productividad, así como un impacto positivo en los hábitos saludables de los trabajadores.

SKU Logistics tiene una amplia experiencia promoviendo el trabajo en equipo a distancia, ofreciendo nuestros productos y servicios con la mejor calidad.

Este modelo de trabajo fortalece los vínculos de trabajo con nuestros clientes, ayudándolos a superar sus retos logísticos, acompañándolos en estos tiempos donde se requiere reinventarse y crecer.

La implementación de la metodología de trabajo remoto de nuestro aliado eSource Capital, proveedor de servicios en la nube, nos ha ayudado a lograr nuestros objetivos y a cumplir satisfactoriamente con las necesidades y metas de nuestros clientes.
Compartimos con ustedes esta metodología que contempla la planificación y activación del Plan de Trabajo Remoto.

 ¿Cómo planificar el Trabajo Remoto?

La planificación del trabajo remoto debe considerar 5 áreas claves:

Objetivos y
Políticas Ejecutivas
  • Definir objetivos y expectativas que tiene la empresa con el trabajo remoto
  • Establecer políticas generales de dirección y presupuesto
  • Identificar los KPI’s generales y específicos a utilizar
  • Asignar el presupuesto necesario para equipar con herramientas de trabajo
  • Definir políticas de compensaciones, políticas de pagos y gastos compartidos
Gestión de Personal
  • Asegurar una comunicación fluida, ya que no es lo mismo equipos de trabajo presenciales que remotos
  • Establecer reglas claras para el trabajo remoto
  • Comunicar lo que se espera de cada trabajador
  • Gestionar una comunicación interna para que el personal se sienta incluido
Recursos Necesarios
  • Suministrar herramientas para asegurar el cumplimiento de su trabajo 
  • Contar con tecnología necesaria para garantizar la conexión

Seguridad 

y Riesgo

  • Definir y comunicar reglas claras de acceso a recursos de forma remota (2do factor de autenticación, VPN, antivirus, backup de la data) 
  • Monitorear la capacidad de las redes y plataformas para soportar el acceso remoto
  • Identificar y gestionar riesgos para la empresa (pérdida de información y equipos, accesos no autorizados, conflictos laborales)

Aspectos

 Legales

  • Establecer responsabilidades de la empresa y del trabajador
  • Identificar aspectos de las legislaciones locales en el país donde se encuentran los trabajadores remotos

 

¿Cuándo activar el plan?

La activación del plan de trabajo remoto consta de 5 pasos:

Objetivos y Políticas Ejecutivas
  • Determinar quién hará trabajo remoto, identificando el grupo prioritario
  • Definir y transmitir las reglas iniciales y condiciones que deben seguir 
  • Controlar la gestión de desempeño por medio de entregables y KPI’s individuales
  • Definir equipos de apoyo y capacitaciones rápidas según la demanda 
Gestión de Personal
  • Utilizar servicios en la nube que incluyen mensajería, colaboración, videoconferencias
  • Facilitar las aprobaciones y firmas de documentos a través de herramientas para firmas digitales
  • Manejar aplicaciones de mensajería instantánea en teléfono móvil
  • Definir condiciones y acuerdos rápidos sobre el uso y el co-pago de la conectividad remota, telefonía, dispositivos
Recursos Necesarios
  • Autorizar acceso inicialmente solo a empleados específicos, posteriormente ampliar el grupo en caso de ser necesario
  • Usar acceso vía VPN
  • Validar y monitorear la capacidad la capacidad de la red de la empresa y de las plataformas para recibir a los trabajadores remotos
  • Considerar mudar los servidores locales a la nube para eliminar restricciones de ancho de banda
Seguridad y Riesgo
  • Designar un responsable para la toma de decisiones, implementaciones y monitoreo del desempeño general del trabajo remoto
  • Establecer chequeos de control periódicos
Disponer de presupuesto de implementación
  • Implementar rápidamente no implica necesariamente grandes inversiones
  • Disponer de presupuesto para agilizar la implementación en cuanto a adquisición de tecnología, servicios y licencias para iniciar el trabajo remoto
  • Aprovechar la tecnología disponible en la empresa
  • Evaluar servicios en la nube

 

Dentro de las mejores prácticas para el trabajo remoto están:

  • Adecuar y mantener un espacio físico con iluminación y mobiliario adecuado
  • Si trabaja desde casa, establecer acuerdos familiares con las otras personas con las que viva
  • Usar dispositivos adecuados: móvil, audífonos, videocámaras
  • Definir metas diarias, establecer horarios y cumplirlos
  • Planificar reuniones periódicas face-to-face
  • Participar en actividades de comunidad interna laboral: chats, reuniones virtuales y físicas (si aplica)
  • Vigilar la alimentación (horarios), vestimenta y el cuidado personal
  • Siempre tener un plan de contingencia en caso de que falle la internet de su casa, tales como: servicios móviles, espacios coworking, cafés
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