Todo lo que debes saber sobre el software para el control de inventarios

Conocer los productos de los que dispone tu almacén es ideal, pues te permite cubrir la demanda de tus clientes. Sin embargo, esto se potencia cuando cuentas con un software para el control de inventarios.

Esta herramienta brinda información clave para optimizar el rendimiento de tu empresa.

¿Qué es un software de control de inventarios?

Es un sistema con el que puedes hacerle seguimiento detallado al inventario de tu empresa. Gracias a él puedes saber perfectamente los productos de los que dispones, identificar cuáles son los que debes mover más rápido, cuáles son los que están escaseando, cómo podrías mejorar las condiciones de almacenamiento, y mucho más.

Si bien existen muchos tipos y métodos para el control de inventarios, hoy nos enfocaremos más en conocer la importancia de implementarlo en tu negocio, además de aprender sobre las ventajas que brinda.

Un software para el control de inventarios es importante si quieres optimizar el rendimiento de tu empresa 

Pongámoslo de esta manera: de nada vale tener un inventario a todo dar si no sabes lo que tienes almacenado ni cómo es su comportamiento con respecto a la audiencia. Por ello es sumamente importante conocer e integrar un software para el control de inventarios. 

Más allá de llevar el conteo de los productos, el software de control de inventarios es clave porque te permite reducir costos al conocer cuáles son los productos que tienen baja rotación y ocupan espacio innecesario. De igual forma, da mayor movilidad a aquellos que necesitan ser surtidos más rápidamente para evitar retrasos en pedidos. 

Si tu inventario es de materias primas, este software te ayuda a evitar que se almacenen prolongadamente y se dañen, generando pérdidas en dinero y material. Otro aspecto relevante es que, al conocer tu inventario, puedes evitar malos entendidos por falta de información con respecto a la disponibilidad del producto.

El principal objetivo —e importancia más relevante— es mantener el balance de la mercancía desde que entra al almacén hasta que sale al centro de distribución. Esto engloba en un gran paraguas todos los beneficios que un software para el control de inventarios puede aportar a tu empresa.

Factores comunes en el control de inventarios

Antes de decidirte por un software para el control de inventario, es fundamental conocer algunos factores presentes en este proceso que te ayudarán a ejecutar el plan con éxito.

Para comenzar, tenemos la definición del objetivo del inventario. Esto podrás hacerlo una vez hayas establecido el máximo y el mínimo que debe tener cada producto —y conociendo el contexto del mercado—, de esa manera podrás fijar qué hacer con ellos.

Luego es importante tomar en cuenta siempre las políticas de la empresa. Conocer esto de antemano te permitirá adelantarte a posibles escenarios y a sus soluciones. Dichos escenarios pueden ser la escasez de un producto o el aumento de precios de algún proveedor de materia prima.

Una vez que ya sabemos cómo actuar ante ciertos escenarios tomando las políticas de la empresa, es hora de comenzar a planificar y a escribir un marco normativo para darle orden a esos procedimientos. Toma en cuenta que aquí deberías definir cuáles son las acciones a corto, mediano y largo plazo que se deben tomar para enfrentar situaciones.

Finalmente, cuando todos estos factores ya estén definidos, ya puedes armar tu sistema de control de inventarios, tal como te enseñaremos a continuación.

Vista cenital de una grúa en almacén donde se hace control de inventario.

¿Cómo implementar tu propio sistema de control de inventarios?

Ahora que ya conoces las ventajas de tener un software de control de inventarios, hay algunos factores que debes conocer antes de comenzar, así que vamos a revisar paso por paso.

Recopila toda la información que puedas sobre tu inventario

Haz una auditoría de todo lo que dispone tu inventario. Actualiza esos productos que ya no manejas, incluye los que comenzaste a vender, revisa las fechas de caducidad de las materias primas (en caso de que aplique). Es importante que antes de pasar al siguiente paso tengas todos estos datos a la mano para ganar claridad y tener una visión más realista de tu inventario.

Clasifica el inventario según la demanda

No todos los productos trabajan bajo la misma demanda de los clientes, todo dependerá del tipo de producto que ofreces. Si trabajas con productos bajo pedido, la rotación responderá a la cantidad de pedidos que te hagan. Por el contrario, si vendes productos de temporada, pues tendrás que organizarte en función de ello. 

Un ejemplo puede ser que te especialices en vender cervezas y tienes una gama que salen por temporada por los ingredientes que se utilizan para su fabricación. Podrías tener cervezas primaverales o de otoño y estas también dictarán algunas características de almacenamiento que deberás tener listas con antelación.

Ahora, tu inventario puede ser de alta rotación y este merece una organización especial que seguiremos detallando en los siguientes pasos.

Determina la frecuencia de revisión de inventario

Si bien aplica para todo tipo de inventario, los que trabajan con productos de alta rotación deben organizarse con mayor rigurosidad. Para ello es necesario establecer la frecuencia de revisión, la cual puede ser permanente/perpetua o periódica. 

Como ya pudiste haber adivinado, los inventarios con rotación de temporada o por pedido necesitarán de una revisión periódica, es decir cada cierto tiempo —semanas o meses—, mientras que los de alta rotación requerirán de una revisión permanente.

Al establecer una revisión permanente, puedes indicar en tu software de control de inventario que monitorice la capacidad real del almacén al actualizarlo con cada movimiento que se realice. En este caso, el software es la herramienta perfecta, ya que permite automatizar esta tarea de manera eficiente, libre de errores.

Establece las cantidades mínimas y máximas de los productos en el inventario

Al conocer toda la información sobre tu inventario te será más fácil organizar tu propio sistema y podrás cumplir con este paso sin mayores contratiempos. Gracias a los datos, es posible definir las cantidades mínimas y máximas de productos que requiere el inventario, así como los puntos de reorden. 

Estos son ese punto de atención para adelantar el pedido de un producto con tiempo, para calcularlo solo debes promediar el número del máximo y del mínimo. De esta manera nunca tendrás que correr a última hora cuando se termine un producto, sino que tendrás una buena capacidad para reponer el inventario sin que nunca te falte nada.

Otro factor que suma en la optimización de control de inventario es el método Just In Time (JIT), ya que evita que tengas de más o faltantes, además de ayudar a tener los costos controlados. Igualmente puedes prevenir la caducidad o deterioro de productos que se almacenan por tiempo prolongado.

También es importante tomar en cuenta para este punto cómo se comporta el mercado, ya que si llegase a variar la demanda de un producto, tendrás que redefinir el máximo y el mínimo de tu inventario. Estar al tanto de esto no solo te permitirá ahorrar dinero en pérdidas, sino que también podrás aprovechar la oportunidad para cubrir una alta demanda.

Hombre en almacén usando software para el control de inventarios en una laptop.

Siempre haz seguimiento de tus ventas y evalúa la evolución de tu inventario

Para seguir con el punto anterior, conocer al detalle tu inventario te permite evaluar cambios en el tiempo basados en la demanda para tomar mejores decisiones estratégicas. ¿Viene un cambio de temporada y aún tienes stock de ciertos productos que deben venderse? Planifica una promoción para promover las ventas de ese ítem del que necesitas salir. 

¿Un producto no se está vendiendo tan rápido como esperabas? El software de control de inventario te dará la información que necesitas para cambiar la estrategia de ventas. La información está en tus manos para decidir qué hacer de manera inteligente.

De igual forma, recomendamos aplicar la metodología de Lean Manufacturing para evaluar cambios en tu inventario, ya que su objetivo es optimizar el sistema de producción, así como reducir o eliminar las tareas que no añadan valor.

Actualiza la información de tu inventario constantemente

Este paso es crucial para tu sistema de control de inventarios, ya que de él dependerá su eficiencia. Recuerda que el mercado siempre está en constante movimiento, al igual que las tendencias, por lo que si no revisas tu inventario podrías quedarte rezagado.

Contar con un software de control de inventarios te facilitará esta tarea, ya que todo estará automatizado. La información de tu inventario más el contexto del mercado son elementos clave a la hora de optimizar la manera en la que gestionas el inventario.

En resumen, un sistema de control de inventarios es un gran beneficio para tu empresa

Si hacemos un breve repaso por todo lo que hemos visto hasta hoy, destacamos que implementar un sistema de control de inventarios en tu empresa tiene como ventaja:

  • Mantener un balance de toda tu mercancía desde que ingresa al almacén hasta que sale al centro de distribución.
  • Ahorra pérdidas de dinero, tiempo y espacio, al igual que ayuda en el aprovechamiento de oportunidades de mercado.
  • Mejora la relación con tus clientes a medida que evita malentendidos sobre la disponibilidad del producto.

Y en concreto, un software de control de inventarios es un beneficio para tu empresa porque:

  • Concentra toda la información sobre el mercado y tu inventario para ayudarte a tomar decisiones estratégicas.
  • Mantiene actualizado tu inventario —ajustándose a revisiones periódicas o permanentes—.
  • Facilita el trabajo y te ahorra tiempo e inconvenientes, puesto que gracias a los datos que proporciona permite identificar y adelantarse a posibles situaciones como cambios en la demanda o el desabastecimiento de un producto.

Una herramienta que ayuda y facilita a tener un mejor control de inventarios y almacenes es nuestro software de gestión de almacenes (WMS), ya que asegura un inventario 100% exacto. Entre los beneficios que ofrece destacan: 

  • Evita situaciones de exceso y falta de existencias.
  • Incrementa la precisión de los niveles de inventario.
  • Predice picos recurrentes en la demanda de los clientes para planificar con anticipación y mejorar el servicio.
  • Actualiza automáticamente inventarios.

Si buscas tener un mejor control de tus inventarios y almacenes, estamos preparados para atender todas tus dudas y conversar más al respecto para mejorar y optimizar la calidad de los procesos internos de tu empresa.

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