Probablemente habrás escuchado que “lo que se mide, se puede mejorar”, lo cual es una máxima que no muchas empresas suelen aplicar. Esto dificulta alcanzar resultados positivos, es por ello que hoy te hablaremos sobre los KPI logísticos para medir el éxito de tu estrategia.
El físico y matemático británico, William Thomson Kelvin acuñó la frase que mencionamos en el párrafo anterior. Originalmente se traduce como “lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar”, y vaya que tenía razón.
En logística es crucial definir indicadores que guíen el camino para medir la evolución de nuestra estrategia, para saber si es apropiada. La logística se compone de tantos procesos que un paso en falso podría comprometer toda la cadena de suministros. Por esta razón es tan importante incluirlos en tu estrategia.
¿Exactamente qué son los KPI logísticos y cuáles son sus objetivos?
Los Key Performance Indicators (KPI) logísticos son indicadores que permiten medir el desempeño de nuestra cadena de suministro. De manera cuantitativa, los KPI muestran la evolución de los procesos en comparación con datos históricos propios de la compañía o de la competencia.
Contar con esta data no solo es importante sino particularmente necesario en esta realidad actual de crisis en la cadena de suministros a nivel mundial. Medir tu desempeño te permite tomar decisiones estratégicas ante posibles inconvenientes de manera inteligente.
Entre los principales procesos que se pueden medir con los KPI logísticos se encuentran el almacenamiento, la preparación de pedidos, recepción de mercancías, gestión de inventarios, transporte y entregas.
Los KPI tienen como objetivo optimizar la productividad mediante la observación de tales procesos para corregir errores. Esto se traduce en la reducción de costos y en un incremento en la calidad del servicio al cliente. Cada indicador tiene su propio objetivo.
Veamos un ejemplo:
Como puedes notar en la tabla, cada KPI debe llevar un nombre que indica el proceso que se está midiendo, además de un objetivo, es decir, qué es lo que se quiere medir. En este caso, las variables son aquellos elementos que forman parte del proceso. Son las que nos indican la fluctuación en los procesos y lo que se puede modificar en caso de que no esté funcionando.
Tipos de KPI logísticos y áreas en las que se pueden desarrollar
Ahora que ya conoces cómo lucen los KPI en la logística de la empresa, veamos los diferentes tipos y cuáles son las áreas en las que se pueden desarrollar estos indicadores de manera más específica.
Estos KPI logísticos se pueden clasificar en estos tres grupos generales:
- De utilización: permiten medir el uso de los recursos.
- De rendimiento: estos indicadores miden si las actividades planteadas dentro de la estrategia se están cumpliendo efectivamente.
- De productividad: son los KPI que nos permiten comparar los resultados obtenidos frente a los objetivos que se plantearon al inicio de la estrategia.
Ya que conocemos estos tipos de KPI, veamos las áreas de logística donde se pueden desarrollar estos indicadores.
Áreas relevantes en logística para desarrollar KPI específicos
Transporte
Los KPI son cruciales en esta área, puesto que pertenecen a la última milla, el eslabón más importante de la logística. De acuerdo con estadísticas, el 40% de los expertos en logística considera que este es el principal indicador de desempeño para medir el éxito de la cadena de suministro.
Entre los tipos de KPI que puedes desarrollar figuran:
- Costo del transporte sobre las ventas: sirve para calcular el costo del transporte con respecto a las ventas. Se calcula dividiendo el coste total entre las ganancias por ventas.
- Entregas a tiempo: mide la agilidad de las entregas durante la última milla. ¿Cómo calcularlo? Se divide el número de entregas a tiempo entre el número de entregas realizadas, y ese resultado se multiplica por cien.
- Utilización de la flota: este indicador permite medir el porcentaje de uso del transporte calculando la relación entre la capacidad real utilizada y la capacidad total en kg o m3.
También son comunes los KPI que miden el promedio de días de retraso en entregas y los costos por conductor. Igualmente cabe mencionar otros KPI como “total de despachos”, que mide los despachos entregados y estimados. En esta misma línea podemos agregar:
- Número de despachos por repartidor y vehículo, que permite monitorizar el desempeño de cada conductor.
- Y similar al anterior, el indicador tabla resumen permite gestionar a cada transportista y acceder a toda la información sobre sus respectivas rutas.
Gestión de pedidos
Estos KPI son fundamentales para la logística inversa, ya que se enfocan en medir los pedidos y las devoluciones. Entre ellos destacamos:
- Número de envíos: representa la cantidad de pedidos enviados dentro de un periodo de tiempo determinado.
- Entregas a destiempo: este indicador refleja la cantidad de entregas que se entregaron fuera del tiempo estimado.
- Tasa de entregas perfectas: además de medir el tiempo de entrega, se toma en consideración la calidad de los productos o materiales para compararlos con el total de productos rechazados.
- Tiempo de entrega: mide cuánto tarda la empresa en procesar y enviar los pedidos dentro de la fecha estimada. Es un KPI fundamental para medir la satisfacción del cliente.
Gestión de inventarios
Estos KPI logísticos —de los que hemos hablado en ocasiones anteriores—, son fundamentales para aprender a manejar la reducción de inventarios, el arte de la logística.
A continuación destacamos los más frecuentes:
- Rotación de existencias: mide la cantidad de veces que se renueva el inventario en un periodo de tiempo. Mientras más alta sea la rotación, mayor será el nivel de ventas.
- Obsolescencia de inventarios: son los gastos de la empresa como respuesta a la regularización de los inventarios por su obsolescencia técnica. Es decir, para sustituir productos que se hayan quedado obsoletos en el inventario.
- Rotura de stock: este indicador mide las veces que la empresa no ha sido capaz de satisfacer la demanda por la falta de stock.
- Contracción de inventario: este KPI refleja la relación de existencias estimadas en el inventario entre las que hay en tiempo real.
Calidad/Servicio de atención al cliente (SAC)
Los KPI logísticos no solo miden la calidad de los procesos de la empresa, sino también del servicio al cliente. Para definir tus propios indicadores en esta área, te sugerimos:
- Opiniones de los clientes: realiza encuestas, lee los comentarios que dejan en las redes sociales de la empresa y también audita la reputación de la marca en redes.
- Porcentaje de problemas presentes en cada fase: te permite monitorizar la cantidad de problemas que surgen en cada fase de la logística.
- Porcentaje de entregas con problemas: este indicador te permitirá estudiar los inconvenientes que se presentaron en cada entrega. Esta información es crucial pues te indica aquellos puntos que requieren solución inmediata.
Gestión de almacén
Los indicadores para la gestión de inventario se enfocan en la calidad y seguimiento que se les da a los productos y materiales. Por el contrario, los KPI para la gestión del almacén se enfocan en la compra de esos productos/materiales y en los procesos de negociación con los proveedores. Entre ellos destacamos:
- Costos de almacenamiento: este KPI te ayuda a evaluar cuánto le cuesta a la empresa mantener un producto almacenado durante un periodo determinado.
- Eficiencia en la recepción: también se le conoce como cumplimiento de los proveedores y mide la efectividad de entrega de los proveedores. Se toman en consideración la cantidad de pedidos nuevos por semana, productos dañados y/o devueltos.
- Tiempo de espera: sirve para medir el tiempo que tarda el proveedor en entregar un pedido desde su solicitud. Es un KPI que te puede ayudar a tomar decisiones estratégicas con respecto a un proveedor para brindar un mejor servicio al cliente.
Otros KPI relevantes que deberías considerar
En tu estrategia de logística no deberían faltar los KPI de distribución, compra y venta. Los de distribución pueden tomar en cuenta el tiempo de preparación de pedidos o efectividad en el picking, la tasa de pedidos perfectos o los costos de preparación de un pedido.
Para los KPI de compra puedes medir cuán rentable es la inversión de un proveedor o los gastos por proveedor. Por el lado de los KPI de venta es recomendable escoger, entre otros, aquellos que miden el desempeño. Estos pueden ser la cantidad de clientes potenciales, el tiempo de respuesta a leads y la tasa de conversión por cada etapa para evaluar de manera detallada los puntos a mejorar en cada una.
Criterios a tomar en cuenta para hacer un KPI logísticos
El CEO de RoseRyan —una firma de asesoría financiera— afirma en un reporte para Oracle que cada vez que entrevista a sus clientes les pregunta cuáles son sus KPI, pues asegura que eso suele decir “mucho de lo que trata realmente su negocio”. De manera que es fundamental establecer tales indicadores para medir el éxito de tu cadena de suministro.
Toda empresa debería tener al menos tres tipos de KPI básicos, estos son de calidad, de costos y de productividad. Cada uno debe definirse enfocándose en sus departamentos. Entre los factores que debes considerar a la hora de elaborar un KPI, desde SKU Logistics te recomendamos fijar los siguientes criterios:
- Asegúrate de que sean relevantes y de que estén atados a procesos críticos.
- Deben ser realistas y factibles.
- Los KPI deben ser cuantificables.
- Cada indicador debe ser atribuible, es decir, debe ir asociado a un responsable de área.
- Consistentes y de periodicidad definida.
Ya que te has familiarizado con la importancia de los KPI logísticos y aprendido a definirlos, ¿qué esperas para comenzar a implementarlos en tu estrategia? En SKU Logistics podemos asesorarte para escoger los mejores indicadores en transporte, gestión de inventarios, planificación de la demanda y más áreas de logística. Contáctanos y con gusto atenderemos tus dudas.
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