¿Funciona realmente la Gestión de Proyectos a Distancia?

La Gestión de Proyectos implica planeación, organización y control de recursos con el propósito de alcanzar objetivos. Un proyecto es de naturaleza temporal y está diseñado para producir un único producto, servicio o resultado, teniendo un alcance limitado, un tiempo específico para ser ejecutado, un presupuesto asignado y unos entregables específicos.

Una modalidad para gestionar proyectos es a distancia, siendo ésta una de las tendencias actuales en el mundo empresarial, sobre todo en la coyuntura actual con la pandemia del COVID-19.

Para optimizar las labores de comunicación dentro de un equipo de trabajo, así como el control de los costos de producción, ejecución o desarrollo, es importante consolidar los modelos de trabajo a distancia.

La situación actual generada por el COVID-19 impulsó la Gestión de Proyectos a Distancia, permitiendo a las organizaciones seguir ejecutando los proyectos que desarrollaban de forma tradicional y continuar cumpliendo los objetivos de los mismos de manera exitosa. Sin embargo, una implementación exitosa del trabajo remoto exige seguir estrategias diferentes para poder lograr los objetivos preestablecidos.

Gestionar un Proyecto a Distancia implica una mayor organización por parte de la empresa proveedora del servicio. Lo más importante es definir una forma clara de comunicación, a través de videoconferencias o llamadas, así como también la documentación de las discusiones, decisiones tomadas y puntos clave.

La autogestión es otro elemento a considerar, ya que es importante que cada miembro elabore una planificación que especifique los objetivos a cumplir en un plazo de tiempo determinado. El gerente de proyecto debe liderar al equipo de tal manera que el resto de los miembros sigan siendo autónomos y autogestionables, pero consciente en todo momento de lo que pasa.

SKU Logistics cuenta con una amplia trayectoria en ejecución de Proyectos a Distancia, logrando obtener clientes satisfechos con el servicio recibido. Esta experiencia acumulada nos ha permitido diseñar una metodología que contempla todos los aspectos que deben ser considerados y los puntos claves para realizar una Gestión de Proyectos a Distancia exitosa.

Implementación de Proyectos a Distancia

La implementación de la Gestión de Proyectos a Distancia ofrece grandes ventajas:

  1. Bajar los costos del proyecto
  2. Mejora el equilibrio trabajo/vida de los miembros del equipo de proyecto, dada la flexibilidad y autonomía en el manejo de su tiempo
  3. Aumenta la eficiencia, pues disminuye el tiempo de viaje y transporte
  4. Mayor flexibilidad para contratar a los mejores talentos
  5. Mayor alcance en la oferta y demanda de productos y servicios

Si bien esta metodología de trabajo trae grandes beneficios, es importante evaluar si la Gestión de Proyecto a Distancia es la adecuada para su organización. Por ello, es importante identificar algunos aspectos que pueden afectar su capacidad de ejecución.

Algunos factores a considerar son:

  • Degradación de la productividad: Los miembros del equipo de trabajo pueden carecer de enfoque y tener problemas para concentrarse en sus tareas a pesar de su dedicación al proyecto.
  • Ubicación, distancia o zona horaria:
    Los horarios de entrega del proyecto pueden impactar negativamente por la distancia entre los miembros del equipo, la zona horaria e incluso los lugares remotos de trabajo donde la comunicación está limitada por inconvenientes del servicio de telecomunicaciones.
  • Las diferencias culturales y legales:
    En el mundo actual de los negocios globales, muchas organizaciones tienen proyectos que abarcan varias ubicaciones geográficas, e incluso retos culturales y jurídicos que deben tenerse en cuenta para lograr el éxito del proyecto.
  • Barreras de comunicación:
    Esta es una de las áreas que se ve más afectada en los proyectos gestionados a distancia, porque los equipos no están cumpliendo con regularidad la comunicación cara a cara, donde es más fácil medir las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el tono de voz. Como resultado, la comunicación efectiva y oportuna puede ser lo más preocupante para la gestión de este tipo de proyectos.
  • Tecnología, acceso de datos y temas de seguridad:
    Tener la tecnología adecuada y las herramientas a disposición de todos los miembros del equipo es esencial para garantizar que un proyecto se ejecute a tiempo y dentro del presupuesto. Los proyectos a distancia pueden caer fácilmente fuera de alcance si los miembros del equipo no pueden acceder a los datos que necesitan en el momento oportuno.

GESTIÓN DE EQUIPOS A DISTANCIA

La conformación del equipo de trabajo es clave para manejar proyectos a distancia, ya que enfrentan diferentes retos en el día a día que se deben tener presente para evitar que afecten el funcionamiento de su trabajo y culminación del proyecto.

Claves para Gestionar Equipos a Distancia

El gerente de proyecto tiene que saber en todo momento el estatus del proyecto, en qué está trabajando cada uno de los miembros y qué dificultades están encontrando.

A continuación, planteamos algunas claves para gestionar debidamente un equipo a distancia:

  1. Fijar debidamente los objetivos
  2. Desarrollar un proceso de comunicación claro, sólido y constante
  3. Determinar bien las cargas de trabajo
  4. Definir las competencias y responsabilidades de cada miembro del equipo
  5. Desarrollar y organizar un sistema de cooperación
    Manejar la distancia como un reto y una oportunidad
  6. Motivar al equipo en remoto
  7. Generar un feedback a distancia útil y claro para que sea adecuado
  8. Elegir las herramientas tecnológicas adecuadas para la gestión de proyectos
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